aico Dienstleister

aico PIM

Agentur

5 - 20

E-Commerce Agentur setzt auf aico als All-in-One Lösung

Agenturleben vereinfacht: 20 Mitarbeiter, 50 Projekte, Tools für Leads, Abrechnung, Projektmanagement und Zeiterfassung – jetzt zentral & übersichtlich mit aico.

Ausgangslage

Unternehmen

tpm solutions AG, Roggwil

Branche

ecommerce Agentur

Fakten

aico ersetzte 4 zentrale Tools

Unsere Kundin, eine etablierte E-Commerce-Agentur mit einem Team von etwa 15 festen Mitarbeitern und zusätzlich 5 bis 10 Freelancern, stand vor der Herausforderung, ihre komplexen Geschäftsprozesse effizient zu verwalten. Mit rund 100 Kunden und gleichzeitig laufenden 10 größeren Projekten sowie 20 bis 30 Supportprojekten, die variabel abgerechnet wurden, nutzte die Agentur eine Kombination aus Pipedrive für das Lead-Tracking, Bexio für die Rechnungsstellung und Offertenerstellung, Harvest für das Timetracking und ClickUp für das Projektmanagement. Zusätzlich wurden Tools wie Calendly für Terminvereinbarungen und Feedback-Tools für direkte Kundenrückmeldungen eingesetzt.

Problemstellung

Die Verwendung mehrerer separater Tools führte zu einer fragmentierten Arbeitsweise und einer Vielzahl von Schnittstellen, die gepflegt werden mussten. Dies erschwerte die Budgetkontrolle, insbesondere bei Projekten mit definierten Budgets und Unterbudgets. Das Management von Up-Selling innerhalb der laufenden Projekte war komplex und erforderte oft manuelle Eingriffe in das Sales-Tool. Projektänderungen während der Durchführung führten zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und ineffizienter Ressourcennutzung.

Die Lösung

aico bot eine umfassende Lösung, die alle bisherigen separaten Tools ersetzte und die gesamte Palette der Geschäftsprozesse von der Lead-Generierung über das Projektmanagement bis zur Rechnungsstellung und Abrechnung in einem integrierten System vereinte. Mit EICO konnten Offerten nahtlos in Projektaufgaben umgewandelt werden, wodurch das Projektbudget bereits von Anfang an transparent war. Durch die Integration von Zeiterfassung und Budgetverwaltung war es möglich, jederzeit den Status der Projekte zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten im Rahmen der vereinbarten Budgets blieben.

Mehrwert mit Wirkung

CHF 1500

monatliche Lizenzkosten gespart

dank weniger Tools und keine Schnittstellen

80%

weniger Datenfehler

da keine manuellen Datenübertragungen

3min

vom Projektreport bis Abrechnung

mit detaillierten Kundenauswertungen

2

Personalien im BackOffice gespaart

die sich jetzt um Kundenspezifische Themen kümmern können

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Content

Früher waren Leadverwaltung, Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung auf verschiedene Tools verteilt. Der Überblick über Projektbudgets, Timelines und Dealpipelines war unklar, und die Schnittstellen zwischen den Tools waren suboptimal. Es war schwierig, in einen reibungslosen Arbeitsfluss zu kommen, und vieles war mühsam. Mit aico haben wir alle relevanten Agenturprozesse – vom Verkauf über Retainer bis zur Abrechnung und Zeitverwaltung – in einem einzigen Tool mit einem Kundencockpit zusammengeführt. Das war ein echter Gamechanger für unser 20-köpfiges E-Commerce-Team

Nina Fischli

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